四、 代庫機構辦理國庫收付,應就其收付狀況編製下列報告:
(一)日報:
1.國庫收入明細表:由經辦行按預算科目逐筆編製,以顯示其每日經收庫款狀況之明細報告。
2.兌付國庫支票明細表:由經辦行按支票號碼逐筆編製,以顯示其每日兌付國庫支票狀況之明細報告。
3.國庫收付日報表:由代庫機構承轉行依所屬經辦行別每日庫款收付數彙總編製,以顯示該代庫機構每日庫款收付狀況。
(二)月報:
1.國庫收付月報表:由經辦行依每月庫款逐日收付總數編製,並由承轉行依所屬經辦行每月庫款收付總數彙總編製,以顯示代庫機構每月庫款收付狀況。
2.國庫機關專戶存款結存月報表:由經辦行按帳號及戶名別編製,並由承轉行依所屬經辦行所報送之存款結存數彙總編製,以顯示該代庫機構經管國庫機關專戶存款戶每月之結存狀況。
3.國庫保管品結存月報表:由經辦行按帳號、戶名及品名別編製,以顯示其國庫保管品結存量值狀況。
五、 代庫機構辦理國庫收付應用之會計科目如下:
(一)聯行往來(內部往來):各承轉行應以「聯行往來(內部往來)」科目統馭各經辦行經收經付庫款之數額,並與經辦行相互勾稽。經辦行經收經付之庫款,應劃報承轉行;承轉行收到所屬經辦行劃報之庫款,均以此科目處理之。經辦行經付或承轉行收到經辦行劃收之庫款,均應記入借方;經辦行經收或承轉行收到經辦行劃付之庫款,均應記入貸方。
(二)央行存款:各承轉行應於「央行存款」科目下設子目「國庫局庫款專戶」(以下簡稱庫款專戶),處理所屬經辦行劃報及本行國庫局(以下簡稱國庫局)調撥之庫款等事宜。經收或撥入之庫款,均應記入貸方;經付或調回之庫款,均應記入借方。庫款專戶貸方餘額,表示國庫局存放各承轉行之庫款數額。
(三)公庫存款:各經辦行應於「公庫存款」科目下設子目「國庫機關專戶存款」,處理所經管各機關專戶存款經收經付之事宜。經收之庫款,記入貸方;經付之庫款,記入借方。其貸方餘額,表示經辦行經管各國庫機關專戶存款之總額。
(四)保管有價證券:經辦行應於「保管有價證券」科目下設子目「國庫保管品」,處理國庫保管品屬「有價證券」部分之保管事宜。受託保管之證券,記入借方;提取之證券,記入貸方。
(五)應付保管有價證券:經辦行應於「應付保管有價證券」科目下設子目「國庫保管品」,處理國庫保管品屬「有價證券」部分之保管事宜。受託保管之證券,記入貸方;提取之證券,記入借方。
六、 代庫機構辦理國庫收付,應併入其銀行帳之總分類帳,並設置明細分類(戶)帳及備查簿如下:
(一)明細分類(戶)帳:
1.央行存款-國庫局庫款專戶明細分類帳;由承轉行設置,係庫款經收經付及調撥狀況之明細紀錄。
2.公庫存款-國庫機關專戶存款明細分類帳;由經辦行設置,係國庫機關專戶存款收付狀況之明細紀錄。
3.國庫機關專戶存款明細分戶帳:由經辦行設置,係國庫機關專戶存款各帳戶收付狀況之明細紀錄,為編製國庫機關專戶存款結存月報表之根據。
(二)備查簿(由經辦行設置):
1.國庫收入備查簿:係經收庫款狀況之明細紀錄,得以國庫收入明細表代替。
2.兌付國庫支票備查簿:係兌付國庫支票狀況之明細紀錄,得以兌付國庫支票明細表代替。
3.國庫機關專戶存款支票領發備查簿:係空白國庫機關專戶存款支票之領入及發出狀況之明細紀錄,得併經辦行其他支票領發備查簿登記,但應與其他支票區分。
4.國庫保管品備查簿:係各機關寄存保管品收付結餘情形之明細紀錄,為編製國庫保管品結存月報表之根據。
5.國庫存戶號碼簿:係國庫機關專戶存款與國庫保管品存戶開戶及銷戶之明細紀錄,得併經辦行其他存戶號碼簿登記,但應與其他存戶區分。
6.國庫支票掛失止付備查簿:係國庫支票及國庫機關專戶存款支票掛失止付之明細紀錄,得併經辦行其他支票掛失止付備查簿登記,但應與其他支票區分。
八、 代庫機關收付庫款之作業如下:
(一)經辦行經收(退)庫款:
1.經收(退)庫款,應根據繳款書、收入退還書及支出收回書等歲入憑證辦理,並將各聯分送有關機關查核;受理上述各種歲入憑證,應注意下列各點:
(1)「科目名稱及代號」欄,應依國庫收支應用科目之名稱及代號填列。
(2)「會計年度」欄,應填列該款項決算列帳年度。
(3)「金額」欄,應分別用阿拉伯數字及中文大寫數字填列相符。
(4)「收入機關」、「對帳機關」、「填發機關」各欄,應填列機關之名稱及代號。
(5)收入退還書除應按前述規定辦理外,尚須注意下列兩項:
甲、「收入機關帳戶」欄,應填列收入機關入帳之往來銀行名稱及國庫機關專戶存款帳號、戶名。
乙、「收入機關印鑑」欄,所蓋印鑑應與其原留印鑑相符。
(6)前述各歲入憑證內容如有填註錯誤或漏填情事,應即通知繳款人或有關機關更正或補註。
2.經收(退)庫款,應將歲入憑證相關資料鍵入電腦傳送承轉行。如有「轉正通知書」時,應將其所列資料併予鍵入轉正。
3.經收(退)庫款後,應根據歲入憑證金額編製「聯行往來(內部往來)」科目傳票,摘要欄註明國庫收入款,憑以記帳,並將款項劃報承轉行。
4.每日營業終了,應按歲入憑證預算相關科目別編製國庫收入明細表二份,一份代替備查簿存查,一份併歲入憑證作為聯行往來(內部往來)傳票附件或按編號順序訂冊送會計單位保管。
5.年度終了後,在國庫收支結束整理期限內,所收歲入憑證如有註明上年度之收入者,應列為上年度之國庫收入。
(二)經辦行經付庫款:
1.兌付國庫支票,應確實驗對支票樣張及印鑑,並將支票要項資料鍵入電腦,經與國庫支票簽發資料檔核對無誤且無掛失止付情事,即辦理付款並銷號。
2.兌付國庫支票後,應根據支票金額編製「聯行往來(內部往來)」科目傳票,摘要欄註明國庫兌付款,憑以記帳,並將兌付金額劃付承轉行。
3.每日營業終了,應按已兌付國庫支票編製兌付國庫支票明細表二份,一份代替備查簿存查,一份併已兌付國庫支票作為聯行往來(內部往來)傳票附件或按編號順序訂冊送會計單位保管。
(三)承轉行每日應根據所屬經辦行劃報之經收庫款及兌付國庫支票金額,彙總編製「聯行往來(內部往來)」及「央行存款-國庫局庫款專戶」科目傳票,憑以記帳,並將當日庫款收付淨額劃報國庫局。營業終了應將經收庫款資料彙傳國庫局,並編製國庫收付日報表二份,一份作為「央行存款-國庫局庫款專戶」傳票附件,一份留存備查。
(四)每月營業終了,經辦行及承轉行應根據當月經收經付庫款資料,分別編製國庫收付月報表留存備查。
十、 國庫保管品之收付作業如下:
(一)經辦行受理各機關委託保管時,應根據其填具之保管品申請書,編製保管品收入憑證,憑以核收及登記,並掣給保管品寄存證交委託機關收執。但保管品如屬有價證券時,應按其面額另行編製「保管有價證券-國庫保管品」及「應付保管有價證券-國庫保管品」科目傳票,憑以記帳。
(二)經辦行於各機關提取保管品時,應憑原保管品寄存證核對交付,並以該寄存證代替保管品支付憑證,憑以登記。但保管品如屬有價證券時,應按其面額另行編製「應付保管有價證券-國庫保管品」及「保管有價證券-國庫保管品」科目傳票,予以沖銷。
(三)經辦行應設置保管品備查簿,根據保管品收入憑證及保管品支付憑證,分按委託機關名稱、品名、種類、單位及幣名登記。
(四)經辦行應於每月終了,將各寄存機關保管品收付情形,分別編製國庫保管品對帳單,送各寄存機關對帳,並於每月編製國庫保管品結存月報表報送國庫局轉送審計機關。